贝斯特砼讯:【内训】建立内部服务体系,提升内部服务质量!

日期:2018-09-05 / 作者:hunningtu / 访问:110

      8月30 -31日,《构建内部服务体系》培训课在企业总部培训中心举行!本次培训由人事行政中心副总监潘思彤主讲,学员为各站助理、试验室主任助理、班组长、储备干部、泵车部经理助理、泵车班长、人事行政中心员工以及其他办公室人员。

      培训先以一个小游戏—“生产线”开场,大家被分成2组,每组按照游戏规则用指定的工具进行乒乓球传递,最终数量多的获胜。
      这个游戏给我们启示:大家如同链条中的各环,环环相扣,上一环没有接好下一环会导致断链,影响整体。工作中也如此,部门间或者部门内部,每一个工种,每一个环节,都相互服务,相互影响,只有加强沟通协作,提升内部服务,才能提高工作效率。

      接下来,潘总给大家讲授建立内部服务体系的理论、建立内部服务体系的重要性、程序和保障措施,在培训过程中就现实案例抛出问题,采用现场问答方式,引导大家思考,深入企业内部解析培训内容。

干货一:找准服务对象

①部门班组内部找准自己的上道工序、同道工序、下道工序,为自己的客户提供优质的服务。   

②部门班组内部对上级、同级、下级所输出的业务和指令要清晰、明确,有完成时间    ③部门和部门、班组和班组之间找准自己的同级客户,确保自己的业务输出令客户满意。

干货二:九段秘书

一段秘书的做法:发通知
用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。
二段秘书的做法:抓落实
发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法:重检查
发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备
发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的设备是否正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法:细准备
发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排,然后给与会者发与这个议题相关的资料,供他们参考。
六段秘书的做法:做记录
发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录。
七段秘书的做法:发记录
会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理会议内容没有问题后,是否发给参加会议的人员,或者其他人员。要求他们按照执行。
八段秘书的做法:定责任
将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,以纪要为执行文件,监督,检查执行人的过程结果和最终结果,定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理。
九段秘书的做法:做流程
把上述过程做成标准化的"会议"流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,复制优秀团队,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系!

      本期培训让大家受益匪浅,通过系统的学习构建内部体系理论,有利于提升班组和部门管理,不断健全和完善内部服务机制,提高内部服务质量,可以减少推诿扯皮、降低协调成本、提高工作效率、提高劳动生产率、提高员工满意度,最终给客户满意的产品和服务,实现公司效益,使公司保持快速稳定的可持续发展!
 

.